Archivierung

Es ist gut zu wissen, dass wichtige Dokumente selbst über Jahre hinweg sicher aufgehoben und jederzeit abrufbar sind!

Neben gesetzlichen Vorgaben über die Dauer der Aufbewahrung von Jahresbescheiden, Veränderungsbescheiden, Messbescheiden (Gewerbesteuer, Grundsteuer) oder anderer Dokumente und deren revisionssichere Ablage in einem Archiv, ist es von sehr großem Nutzen, von jedem EDV-Arbeitsplatz innerhalb der Verwaltung direkten Zugriff auf alle in das Archiv eingestellten Dokumente zu haben.

Die Vorteile für unsere Kunden liegen klar auf der Hand: Direkter und schneller Zugriff auf Akten, ohne ein „angestaubtes“ Archiv betreten zu müssen. Der Erfolg der Archivierung lässt sich daran messen, dass inzwischen fast alle Städte und Gemeinden im Zweckverband unsere Archivlösung einsetzen.

Zukünftig wird das elektronische Archiv eine immer größere Bedeutung erlangen, da in wachsendem Umfang Dokumente archiviert werden müssen.

Basierend auf dem derzeitigen Archiv wird zukünftig ein DMS–System (Dokumenten-Management-System) zum Einsatz kommen, in dem z.B. strukturierte Prozessabläufe und Vorgänge erzeugt und hinterlegt werden können. So ist das nahezu papierlose Büro zu verwirklichen. Das Erzeugen und Verteilen von Dokumenten oder deren Bearbeitung kann von jedem Arbeitsplatz und jeder Person durchgeführt werden – die nötigen Zugriffsrechte vorausgesetzt. Dadurch ist ein zunehmend effizienteres Arbeiten in der Verwaltung möglich.