02.01.2002 - Computersysteme der Kommunen pünktlich auf den Euro umgestellt (GKD.02-017)

Die Software und die Rechnersysteme, die sicherstellen, dass die Kreise, Städte, Gemeinden und kommunalen Betriebe im Rhein-Sieg-Kreis und Oberbergischen Kreis ihre Aufgaben effizient computerunterstützt erledigen können, werden für die wichtigen Anwendungsbereiche vom gemeinsamen Dienstleistungsbetrieb, dem Zweckverband Gemeinsame Kommunale Datenverarbeitung Rhein-Sieg/Oberberg (GKD), bereitgestellt und gepflegt. Der Aufwand für die Euro-Umstellung hat sich nach mehr als dreieinhalbjähriger Vorbereitung auf den Stichtag ausgezahlt. Die Aufgabe stellte eine ganz erhebliche, im Vergleich zur Jahr-2000-Vorbereitung sogar noch eine deutlich höhere Herausforderung dar. Nachdem die Programme geändert waren galt es, in den letzten Tagen des alten Jahres nach einem mit den Kommunen und Betrieben abgestimmten ausgeklügelten Zeitplan die neue Software in Betrieb zu nehmen und die Datenbanken umzustellen. Dies musste in kürzester Zeit, koordiniert mit den einzelnen Fachbereichen, Banken, Sparkassen, Behörden und vielen anderen Stellen, erfolgen.

Die GKD-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter in Siegburg und Gummersbach konnten sich an den letzten Wochenenden einschließlich Weihnachten und Silvester nur kurze Pausen gönnen, um pünktlich Millionen von Konten umzustellen und die Jahresabschlüsse zu erstellen bzw. vorzubereiten. Zwischenzeitlich sind auch bereits mehrere hunderttausend Bescheide und Abrechnungen mit Euro-Währungsbeträgen erstellt worden. Am Morgen des ersten Tages nach Neujahr sind keine nennenswerten Probleme in den Kreisverwaltungen, Rathäusern und kommunale Betriebe im Rhein-Sieg-Kreis und Oberbergischen Kreis aufgetreten.

Mit Erleichterung und Stolz konnten der Verbandsvorsteher, der Landrat des Rhein-Sieg-Kreises Frithjof Kühn, und sein Vertreter, der Landrat des Oberbergischen Kreises Leo Kausemann, feststellen, dass am ersten Öffnungstag im Eurojahr 2002 die Arbeit reibungslos funktionierte. Insbesondere der computerunterstützte Bürgerservice war störungsfrei. Immerhin sind von den über 7.000 mit Computern ausgestatteten Verwaltungsarbeitsplätzen etwa 4.000 in publikumsintensiven Bereichen der Kommunen und Betriebe installiert.

Die Währungsumstellung wurde sehr ernst genommen. Galt es doch, etwa 100 Kommunalanwendungen, die in den vernetzten Computersystemen innerhalb des Zweckverbandes GKD Rhein-Sieg/Oberberg ablaufen, eurofähig zu machen. Um dies zu gewährleisten, haben die Programmierer und Systemspezialisten, verstärkt durch externe Kräfte, eine Vielzahl von Überstunden geleistet. Aber auch viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Verwaltungen des Zweckverbandes haben ihr Wissen und ihre Erfahrung eingebracht, sich an vielfältigen Verfahrenstests beteiligt und somit ganz erheblich zum Erfolg beigetragen.

Von der Umstellung ist vorwiegend das komplette Finanzwesen (kamerales und kaufmännisches Rechnungswesen, Veranlagungswesen, Warenwirtschaft usw.) betroffen. Aber auch beispielsweise im gesamten Personal- und Sozialwesen, im Ordnungswidrigkeitenbereich, in Teilen des Einwohner-, KFZ- und Führerscheinwesens sowie in einer Vielzahl diverser weiterer Fachverfahren werden Gebühren veranlagt und Zahlungen veranlasst. Viele Textbausteine waren anzupassen, alleine im Verwarnungs- und Bußgeldbereich waren dies über 2.200.

Neben der Erstellung der Betroffenheitsanalyse haben im Vorfeld mit den Verwaltungsfachleuten intensive Gespräche in Arbeitskreisen (Euro-Arbeitskreis, Arbeitskreise der Kämmerer, Sozial-, Personal-, Jugendamts- und Kassenleiter usw.) stattgefunden, um die Problematik der Währungsumstellung zu erörtern und letztlich gemeinsame Lösungen und Terminpläne zu entwickeln. Außerdem fand ein reger überregionaler Erfahrungsaustausch statt.

Große terminliche Probleme bereiteten die teilweise erst in den Dezembertagen von den Gesetzgebern verabschiedeten Bestimmungen beziehungsweise die Satzungs- und Gebührenbeschlüsse kommunaler Gremien. Nicht selten musste Software im letzten Moment noch geändert werden. Selbst über Weihnachten und den Jahreswechsel wurden Abschlüsse erstellt und anschließend die Währungsumstellung durchgeführt. Dabei checkten die 25 hauptsächlich betroffenen Computerspezialisten des Zweckverbandes GKD, auch samstags und sonntags, ihre Verwaltungsanwendungen immer wieder durch. Es beteiligten sich aber auch etwa 80 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Fachbereichen der Rat- und Kreishäusern sowie den Betrieben. So konnten auch noch versteckte Restfehler entdeckt werden. Dabei ging es beispielsweise um die Behandlung und Umrechnung bei außergewöhnlicheren Fallkonstellationen, wie selten anzuwendende Hilfe-, Lohn- bzw. Abgabenarten.

Einige Jahresabschluss- und Jahresveranlagungsprogramme, so z.B. die Veranlagung bzw. Nachveranlagung von Grund- und Hundesteuer oder Verbrauchsabrechnungen, müssen allerdings in den nächsten Wochen noch ihre "Feuerprobe" zu bestehen, weil sie von ihrer Aufgabenstellung her erst später eingesetzt werden.

Das Verbandsgebiet des Zweckverbandes umfasst mit etwa 2000 km ² und 860.000 Einwohnern einen riesigen Einzugsbereich mit 34 selbständigen kommunalen Gebietskörperschaften. Das bedeutet auch, dass die Kreistage, Stadt- und Gemeinderäte individuelle und voneinander abweichende Gebührensatzungen erlassen. Der Zweckverband GKD zählt zu den größten Kommunalen Datenverarbeitungszentralen in Nordrhein-Westfalen. Die vielfältigen Verflechtungen, die es hier zu berücksichtigen gibt, sind deutlich komplexer als die einer einzelnen Großstadt und erfordern umfassende Koordinierungen. Die kommunale Gemeinschaftsarbeit hat sich auch bei diesem komplexem Problem wieder bewährt. Sowohl die Beteiligten vor Ort wie auch die EDV-Spezialisten beim Zweckverband GKD haben auf partnerschaftlicher Basis intensiv und erfolgreich zusammengearbeitet.

Der Zweckverband GKD hat, nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ermittelt, etwa einen Personalaufwand von 1,8 Mio. DM (etwa 11 Personenjahre) für die Währungsumstellung aufgewendet. Hierin nicht berücksichtigt sind die zu beschaffenden Updates für Hard- und Software von anderen Lieferanten. Der große kommunale Verbund ermöglicht es, dass von den Verbandsmitgliedern und weiteren Kunden keine zusätzlichen Entgelte für die Euro-Umstellung in Rechnung gestellt werden müssen. Der Mehraufwand wird im Rahmen der leistungsbezogenen Abrechnung, auf einen längeren Zeitraum verteilt, über die laufenden Pflege- und Betreuungskosten abgerechnet .

Harald Sander, Abteilungsleiter Verwaltungsanwendungen, Tel. 02241/13-2636

Alfred Meinerzhagen, Geschäftsführer, Tel. 02241/13-2867